Rozliczenie krajowej podróży służbowej poza "budżetówką"

Zgodnie z art. 77 zn. 5 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju określone zostały w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

By nazwać określony wyjazd ,,podróżą służbową", pracownik musi opuścić miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce stałego miejsca pracy. By prawidłowo określić, czy mamy do czynienia z podróżą służbową, należy zajrzeć do umowy o pracę i sprawdzić zapis o miejscu pracy.

Polecenie wyjazdu oraz późniejsze rozliczenie dokonuje się najczęściej na gotowym druku. Można też wypracować własne wzory dokumentacji. Najważniejsze, by na piśmie pojawiły się wszystkie wymagane elementy (dane pracownika, cel podróży, miejsce wyjazdu i miejsce docelowe, czas podróży służbowej, środki lokomocji) oraz by polecenie wyjazdu podpisał pracodawca, bądź upoważniona przez niego osoba.

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują

1. diety oraz 

2. zwrot kosztów:

• - przejazdów;
• - noclegów;
• - dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
• - innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i w 2011 roku wynosi 30 zł za dobę podróży. Uwaga! Nie jest to doba astronomiczna, ale kolejne 24 godziny, liczone od momentu rozpoczęcia podróży służbowej.

1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• - od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety
• - ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości

2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• - do 8 godzin - przysługuje połowa diety
• - ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Koszty przejazdu

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Jeśli pracownik jedzie w delegację swoim prywatnym pojazdem, przysługuje mu zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż ustalone w przepisach szczególnych.

Noclegi

Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył żadnego rachunku - przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, tj. 34,50 zł.

Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.